La lettera c) comma 4 art. 120 del d.lgs. 209/2005 (Codice delle assicurazioni) assegna all’Autorità di Vigilanza di prevedere le modalità con cui tutti gli intermediari abilitati debbono conservare la documentazione concernente l’attività svolta.
La disciplina attuativa è contenuta all’art. 57 del Reg. 5, e prevede che 
gli intermediari debbano conservare i documenti relativi agli incarichi d’intermediazione e all’informativa pre- e contrattuale.
Ai fini di quanto segue, è opportuno annotare che parte di questa documentazione è di pertinenza propria dell’intermediario, mentre un’altra parte viene compilata e consegnata dall’intermediario per conto della preponente.
L’obbligo di conservazione è di cinque anni – e questo termine (come specificato da Isvap negli esiti delle pubbliche consultazioni) decorre dalla data di cessazione degli effetti dei contratti assicurativi cui la documentazione si riferisce.
Tale obbligo viene meno qualora, durante il quinquennio, il rapporto d’intermediazione cessi e la documentazione venga riconsegnata all’impresa.
Per completezza, va ricordato che la conservazione della documentazione può avvenire non solo tramite gli originali cartacei, ma anche mediante supporti digitali, ottici, magnetici o altra forma equivalente.
Con riferimento alla documentazione concernente i contratti conclusi tramite gli intermediari e le proposte di assicurazione e gli altri documenti sottoscritti dai contraenti, possiamo immaginare per i broker tre diverse situazioni:
- il broker agisce (solo) su incarico del cliente privato (assicurato), e conclude il contratto con un agente o direttamente con la direzione generale o la gerenza di una compagnia;
- il broker ha un accordo di collaborazione con un agente;
- il broker ha un accordo di distribuzione con la Compagnia.
Nei casi indicati ai punto 1 e 2 il broker osserverà l’obbligo di conservazione della documentazione in favore del solo cliente assicurato, mentre l’agente (o la direzione generale o gerenza) della compagnia avrà a suo carico di osservare la prescrizione in favore/per parte della compagnia.
Nell’ipotesi 3 il broker, che propone i contratti della compagnia assicuratrice in virtù dell’accordo di distribuzione, si trova verso la compagnia in una situazione del tutto paragonabile (ai fini della conservazione della documentazione) a quella di un agente.
Pertanto, non solo dovrà conservare la documentazione di propria pertinenza (ad esempio: modelli 7A e 7B); ma dovrà conservare presso di sé anche le proposte di assicurazione e gli altri documenti sottoscritti dai clienti, nonché la polizza (se è prassi della compagnia inviarla al broker anziché direttamente all’assicurato, o comunque se Voi ne inviate una copia anche al broker oltre all’originale direttamente all’assicurato).
Questa soluzione appare conforme alle osservazioni effettuate da Isvap in sede di pubblicazione degli esiti di consultazione relativi al Reg. 5: l’Authority, infatti, tra tutti gli intermediari ha espressamente escluso dagli obblighi di conservazione solo i produttori diretti di cui alla sezione C; e ha ribadito che tali oneri incombono invece su tutti gli altri soggetti del RUI (e quindi non solo A e B ma anche D ed E) quando i contratti siano conclusi per il loro tramite.
Va da sé che al momento di cessazione dell’accordo di distribuzione tra compagnia e broker, quest’ultimo sarà liberato dagli obblighi di conservazione con la riconsegna della documentazione alla compagnia.